Documentos para Comprar ou Vender um Imóvel: O que Verificar

A documentação é uma parte importante da compra e venda de um imóvel. Ela ajuda a identificar quem participa do negócio, qual é a situação registral da propriedade e se há pendências que precisam ser esclarecidas antes da assinatura.

Não existe uma lista única que sirva para todas as negociações. Os documentos a analisar dependem do tipo de imóvel, das partes envolvidas, da forma de pagamento e das exigências da operação. Um financiamento, o uso do FGTS, a venda por pessoa jurídica ou uma construção ainda não averbada, por exemplo, podem exigir verificações diferentes.

Este guia mostra os principais grupos de documentos e o que observar em cada um deles. Para acompanhar as demais etapas da aquisição, veja também nosso guia completo para comprar um imóvel.

Por que verificar a documentação antes de fechar negócio?

Uma visita permite avaliar o espaço e o estado aparente da propriedade. A análise documental responde a outras perguntas: quem consta como proprietário, como o imóvel está descrito no registro, se existem ônus ou restrições registrados e se há pendências relacionadas à negociação.

Essa verificação deve ocorrer antes de assumir obrigações relevantes ou efetuar pagamentos sem compreender as condições do negócio. Quando aparecer uma divergência, o caminho é identificar sua origem, avaliar as consequências e definir como ela será resolvida. Uma pendência não tem sempre o mesmo efeito em todas as operações.

Quais documentos do comprador podem ser solicitados?

Identificação e situação civil

Documentos de identificação e informações sobre a situação civil ajudam a qualificar corretamente o comprador no contrato e nos atos necessários à transferência. Conforme o caso, poderão ser solicitados documentos relativos a casamento, união estável, regime de bens, representação ou participação de outras pessoas na aquisição.

A relação exata deve ser conferida de acordo com a situação dos envolvidos e com as orientações de quem formalizará a operação.

Renda, financiamento e FGTS

Em uma compra financiada, a instituição financeira analisa o comprador, o vendedor e o imóvel e informa a documentação necessária para aquela proposta. Comprovação de renda, informações cadastrais e documentos adicionais podem variar conforme o perfil do comprador e a modalidade contratada.

Se o comprador pretende utilizar o FGTS, também será necessário verificar o enquadramento da pessoa, do imóvel e da operação nas regras vigentes. Não conte com o recurso como parte do pagamento antes dessa confirmação.

Quais documentos do vendedor devem ser analisados?

Identificação, titularidade e participação de terceiros

É necessário identificar quem está vendendo e conferir se essa pessoa pode praticar os atos previstos na negociação. A situação civil, o regime de bens, uma representação por procuração e a existência de coproprietários podem influenciar quais pessoas e documentos deverão participar da formalização.

Quando o vendedor é uma empresa, a análise também envolve sua documentação e os poderes de quem a representa. Há ainda situações específicas, como imóveis vinculados a inventário, que exigem avaliação própria.

Certidões e outras verificações

Certidões podem ser úteis para investigar riscos relacionados ao vendedor, mas não se deve tratar uma lista fixa de certidões negativas como exigência universal para toda compra e venda. Quais consultas são pertinentes depende das características do negócio e da análise profissional.

Também não é correto afirmar que uma certidão isolada prova a inexistência de toda dívida ou de todo processo. Uma informação encontrada precisa ser interpretada no contexto da operação; sua existência não significa, por si só, que toda venda está impedida.

O Conselho Nacional de Justiça esclareceu que certidões negativas de débito não podem ser impostas como condição geral para registrar ou averbar escrituras de compra e venda, embora a verificação da situação fiscal possa ter finalidade informativa.

O que conferir na documentação do imóvel?

Matrícula e situação registral

A matrícula é uma referência central para verificar a descrição do imóvel, a titularidade registrada e os atos que constam no Registro de Imóveis. Ela deve ser analisada em sua versão adequada à operação, juntamente com as informações e certidões complementares pertinentes.

Não basta presumir que a matrícula, sozinha, revela toda circunstância de interesse do comprador. É preciso confrontar seus dados com o imóvel negociado e avaliar as particularidades do caso.

Tributos e condomínio

A situação dos tributos relacionados ao imóvel deve ser consultada antes da compra. Dependendo da natureza do débito e das condições legais, uma pendência anterior pode afetar o adquirente. Por isso, eventual valor em aberto precisa ser identificado e tratado na negociação.

Se o imóvel pertence a um condomínio, confira também a situação das contribuições condominiais e peça os documentos adequados ao caso. O Código Civil prevê responsabilidade do adquirente por débitos do antigo proprietário perante o condomínio, inclusive encargos. Esse é um motivo concreto para verificar a situação antes de concluir a compra e definir contratualmente como eventuais pendências serão resolvidas.

Construção, habite-se e averbações

Em imóveis construídos ou ampliados, vale conferir se as informações sobre a edificação estão coerentes com os documentos municipais e com o registro imobiliário. O habite-se ou documento equivalente e a averbação da construção podem ser relevantes para a regularização e para determinadas operações de crédito.

A ausência de um documento não deve ser tratada automaticamente como detalhe sem consequência, nem como impedimento idêntico em todos os negócios. É necessário apurar a situação da obra, o que pode ser regularizado, os custos envolvidos e as condições do comprador e da instituição financeira, se houver financiamento.

A documentação muda quando há financiamento?

Sim. Além da análise feita pelas partes, a instituição financeira realiza suas próprias verificações de crédito, do imóvel e dos envolvidos. Ela poderá solicitar documentos adicionais ou esclarecimentos antes de aprovar e concluir a operação.

Por isso, uma relação de documentos usada em uma compra à vista não deve ser tomada como lista definitiva para uma compra financiada. O mesmo cuidado vale quando houver utilização do FGTS. Consulte as exigências da instituição responsável pela operação antes de fixar prazos e condições na proposta.

Contrato, escritura e registro são a mesma coisa?

Não. Os documentos assinados pelas partes estabelecem as condições do negócio. Conforme a forma da aquisição, a formalização poderá envolver escritura pública ou outro instrumento apto à operação.

Também é preciso cuidar do registro do título no Cartório de Registro de Imóveis competente. O Código Civil estabelece que a transferência da propriedade imobiliária entre vivos ocorre mediante o registro do título. Assim, assinatura, pagamento, entrega das chaves e registro são etapas que não devem ser confundidas.

Checklist de documentação para compra e venda

Antes de concluir o negócio, confira se você:

• identificou corretamente compradores, vendedores e eventuais representantes;
• verificou quem consta como proprietário na matrícula;
• comparou a descrição registral com o imóvel negociado;
• analisou os ônus, restrições e demais informações pertinentes ao caso;
• consultou a situação dos tributos relacionados ao imóvel;
• verificou as contribuições condominiais, quando houver;
• apurou a situação documental da construção e das averbações, quando aplicável;
• confirmou as exigências da instituição financeira e do FGTS, se utilizados;
• esclareceu como pendências identificadas serão tratadas;
• compreendeu os documentos da negociação e os atos necessários ao registro.

A lista é um ponto de partida. Os documentos e as verificações finais devem ser definidos conforme as características da compra e venda.

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Perguntas frequentes

Existe uma lista obrigatória de documentos para toda compra de imóvel?

Não há uma lista única aplicável a todas as operações. A documentação depende das partes, do imóvel, da forma de pagamento e de outras características da negociação.

Uma certidão positiva impede a venda?

Não necessariamente. É preciso entender o conteúdo da certidão e seus possíveis efeitos no caso concreto antes de decidir como prosseguir.

A matrícula substitui a análise dos demais documentos?

Não. Ela é fundamental para examinar a situação registral, mas outras verificações podem ser necessárias conforme o negócio.

Posso comprar um imóvel com pendências de IPTU ou condomínio?

A existência de pendências exige cuidado: identifique os valores, avalie as responsabilidades e defina sua solução antes da conclusão. Débitos tributários ligados ao imóvel e débitos condominiais podem produzir efeitos para o adquirente.

Preciso verificar o habite-se?

Em imóveis construídos ou ampliados, é importante examinar a regularidade da edificação, inclusive os documentos municipais pertinentes e as averbações. O efeito de uma ausência documental depende das características do imóvel e da operação.